En muchos casos, las aseguradoras prefieren el pago mensual frente al pago diario, es decir, en vez de realizar una factura cada vez que el paciente acude a la clínica, quieren una factura mensual con un resumen de todas las visitas. Es por eso que en PodoRed 3.1 hemos tenido esa necesidad en cuenta y se ha añadido una opción para facilitarte el trabajo.
Para poder llevar a cabo esta tarea básica de contabilidad se ha añadido una nueva opción en las facturas: “No facturar este pago”. Con esta opción no se asignará un número de factura a un determinado apunte de ingreso. Para explicarlo de otra manera, si marcamos esta casilla al generar una nueva factura, sacaremos la factura del flujo de facturación normal. Estas facturas fuera del flujo no son realmente facturas, son solo apuntes, por lo que no se deben contabilizar de cara a la tributación (las facturas que sí se contabilizarán serán las que generemos a partir de estas a final de mes).
Pongamos un ejemplo para verlo de manera más sencilla. Supongamos que la aseguradora X nos pide que le enviemos una única factura mensual. Empiezan a venir pacientes de dicha aseguradora, por lo que, como es lógico, queremos tener constancia de cuanto dinero estamos obteniendo a partir de dichas visitas y además tener claro cuanto tenemos que facturar mensualmente a la empresa X.
Para ello, tras cada visita del paciente realizamos una factura fuera de flujo. Para ello marcamos la casilla “No facturar este pago” por lo que no se generará ningún número de factura.
Cuando se termine el mes y tengamos que realizar la factura real de la empresa X haremos lo siguiente:
- Iremos a la herramienta de informe (Facturación / Informes)
- Elegiremos el periodo del mes en cuestión («mes anterior»)
- Marcaremos “Mostrar ingresos” y desmarcaremos «Mostrar gastos»
- Haremos clic en «Ver más opciones de búsqueda» para que nos muestre todos los filtros
- Dejaremos marcada la casilla de “Incluir ingresos no facturados” y desmarcada la de «Incluir ingresos facturados»
- Escribiremos el nombre de la empresa X en el cuadro de búsqueda.
Aparecerán todas las facturas, con su tipo (Consulta o Revisión si está el sistema C/R activado) y una suma de las ganancias que nos han dado. Solo tenemos que generar una factura normal (sin marcar la casilla “No facturar este pago”) con un importe igual al de la suma total y enviársela a la empresa X.
Una vez generada esta factura final, podemos eliminar las no facturadas (las que no tienen número de factura) si es nuestro deseo. Si no lo hacemos, es importante recordar que tendremos un ingreso duplicado cada mes (las facturas de cada visita individuales fuera de flujo y la factura final con su número de factura) por lo que para ver un número correcto en la suma de las cantidades facturadas deberemos desmarcar la casilla “Incluir ingresos no facturados”.
Trabajando de esta manera, es posible que a mitad de mes queramos obtener un balance de ingresos y gastos. Para ello iríamos a Facturación / Informes y elegiríamos los parámetros de filtro que deseemos, pero dejando activada la casilla “Incluir ingresos no facturados”. En cambio, si queremos ver solo los ingresos consolidados (aquellos que van a Hacienda), deberemos desactivar esa casilla.
Combinando la posibilidad de dejar apuntes de ingreso sin facturar con la posibilidad de indicar que un apunte ha sido o no abonado, tenemos una gran gama de posibilidades llevar al día nuestra contabilidad de manera que no se nos escape nadie sin pagar.
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